Jak skutecznie zarządzać czasem?

przez Sobolewski Przemysław

W dzisiejszych czasach, planowanie czasu to kluczowa umiejętność osób produktywnych, nastawionych na osiągniecie wymarzonego celu. Maksymalne wykorzystanie dnia pozwala osiągnąć wyznaczone cele oraz kształtować swoją przestrzeń w zaplanowany i uporządkowany sposób. Niestety nikt w szkole nie uczy nas jak sobie radzić z czasem, by być produktywnym oraz z jakich narzędzi korzystać. Z biegiem czasu nabywamy te umiejętności poprzez metodę prób i błędów, co jednoznacznie wydłuża nam proces bycia produktywnym.

Poniżej przedstawiamy Wam kilka sposobów jak optymalnie zarządzać czasem i co zrobić aby zwiększyć produktywność.

Planuj czas:

  1. Sformułuj problem, cel, projekt na piśmie, dzięki czemu:
    • Twoje działanie jest ukierunkowane,
    • Twoja pamięć jest odciążona,
    • uzyskujesz psychologiczny efekt samomotywacji do pracy,
    • koncentrujesz swoją uwagę,
    • masz możliwość kontroli podejmowanych działań w ciągu dnia,
    • masz możliwość uwzględnienia rezerwy czasu na działania nieprzewidziane.
  2. Podziel całe przedsięwzięcie na pojedyncze małe zadania – co skutkuje sporządzeniem listy zadań (technika salami).
  3. Uporządkuj zadania według priorytetów i terminów.
  4. Wykonaj wszystkie czynności i kontroli wyników.

Sporządź listę zadań:

  • Zadania – jest to zbiór zadań, które mamy do wykonania.
  • Potrzebny czas – aby nie popaść w pułapkę prawa Parkinsona, każdemu zadaniu musimy przypisać określony czas realizacji.
  • Termin zakończenia – należy określić termin zakończenia realizacji zadania.
  • Potrzebne zasoby – należy określić wszystkie środki niezbędne do realizacji zadania.

Twórz plan tygodniowy i codzienny:

  • Rezultaty – co zamierzamy osiągnąć, innymi słowy, jakie są nasze cele?
  • Działania – co powinniśmy zrobić, aby osiągnąć zamierzone rezultaty?
  • Priorytety – co jest naszym priorytetem?
  • Oszacowanie czasu – ile czasu będzie wymagała każda czynność?
  • Harmonogram – kiedy wykonana zostanie każda czynność?
  • Elastyczność – ile czasu należy mieć w zapasie, aby pozwolić sobie na nieoczekiwane zdarzenia, których nie jesteśmy w stanie przewidzieć i kontrolować?

Pierwsze trzy pytania kształtują plan pracy, zaś trzy ostatnie – plan czasu.

Bardzo ważny jest plan dnia:

W naszym dziennym planie powinny się znaleźć następujące rzeczy:

  • zadania, wynikające z listy zadań na ten tydzień lub miesiąc, w kontekście realizacji celów;
  • sprawy niezałatwione z poprzedniego dnia (uwaga! jeśli zauważysz, że daną sprawę odkładasz kilkakrotnie z dnia na dzień, to może być to oznaka odwlekania);
  • nowe sprawy;
  • telefony i korespondencja;
  • okresowo powtarzające się zajęcia.

Dobry plan dnia jest końcowym produktem pewnego procesu. Składają się na niego następujące elementy:

  • cele,
  • priorytety,
  • uwzględnienie indywidualnego rytmu pracy.